Auteur: Tjaša Zajc
Toen University Hospitals Plymouth NHS Trust besloot een elektronisch voorschrijf- en medicatiebeheersysteem aan te schaffen, was het moeilijk voor te stellen dat het bijna zeven jaar zou duren voordat het systeem in de klinische praktijk zou worden gebruikt. Het is ongetwijfeld een complexe onderneming om een IT-project voor de gezondheidszorg te kiezen en te implementeren. Maar een van de factoren met de minst meetbare impact in dat traject, van het kiezen en kopen van een product tot de introductie ervan in de klinische praktijk, is misschien wel de menselijke factor.
De basis voor een succesvolle projectuitvoering is een goed team. Maar wat houdt dat precies in? "Je hebt mensen nodig die openstaan voor verandering, die over goede sociale vaardigheden beschikken en die de boodschap ook aan anderen kunnen overbrengen", aldus Duncan Cripps, hoofdapotheker voor elektronische recepten bij University Hospitals Plymouth NHS Trust.
Een van hen is Eoin Barnes, de gespecialiseerde eHealth-verpleegkundige van hetzelfde ziekenhuis, die solliciteerde naar de functie terwijl hij nog werkzaam was bij de Royal Berkshire NHS Foundation Trust.
"De zorg op de IC waar ik werkte, was technologisch zeer intensief. Alle apparaten en computers moesten up-to-date zijn en feilloos werken. Ik was altijd geïnteresseerd in machines en op de een of andere manier lukte het me altijd om dingen aan de praat te krijgen, zelfs als er een foutje in zat. Zo kwamen collega's naar me toe als ze een probleem hadden. Dit was een van de redenen waarom ik geïnteresseerd was in de eHealth-baan", blikt hij terug.
ePMA-implementatie: motivatie behouden en negatieve feedback beheren
Barnes ziet zijn huidige rol als die van een ambassadeur van technologie die medewerkers helpt om te gaan met de veranderingen die digitale transformatie met zich meebrengt.
“Het niet-klinische personeel heeft een zeer beperkt begrip van de druk die gepaard gaat met een klinische werkplek. Het is altijd tot op zekere hoogte onzeker, en dit kan de interesse en aanwezigheid bij vergaderingen over nieuwe software beïnvloeden. Gebruikers voelen zich daarom meer op hun gemak bij mij dan bij IT-specialisten in de zorg. Ze kunnen zich in mij herkennen als een klinische collega, niet als iemand die de workflows en de spanningen van de klinische realiteit niet begrijpt.” Het resultaat is dat medewerkers zich veel meer op hun gemak voelen bij het stellen van vragen over aankomende veranderingen en de beste manier om deze aan te pakken.
Mensen hebben hoge verwachtingen van technologie, maar ook angsten
De verwachtingen over de impact van technologie op het nauwkeuriger maken van de geneeskunde en het verminderen van het aantal medische fouten zijn hooggespannen. De populistische overtuiging dat AI artsen ooit zou kunnen vervangen, is tegenwoordig grotendeels verdwenen en vervangen door het besef dat AI, althans nog geruime tijd, primair zal dienen als beslissingsondersteuning. Zelfs als het tot op zekere hoogte zal bijdragen aan het verminderen van de personeelsbehoefte, is dit goed nieuws, aangezien de prognoses over personeelstekorten in de zorg somber zijn. Volgens de Wereldgezondheidsvergadering zal de wereld 9 miljoen extra verpleegkundigen en vroedvrouwen nodig hebben om in 2030 universele gezondheidszorg te bereiken. In 2019 voorspelde de Association of American Medical Colleges (AAMC) een behoefte aan tussen de 46,900 en 121,900 artsen in 2032. In zijn analyse van deze schattingen waarschuwde Perri Morgan, hoogleraar aan de afdeling Huisartsgeneeskunde en Volksgezondheid, echter dat wanneer verpleegkundig specialisten en physician assistants in de vergelijking worden meegenomen, een kleinere kloof tussen vraag en aanbod van artsen kan worden verwacht. Desondanks hebben zorgsystemen wereldwijd dringend behoefte aan het benutten van de talloze kansen voor verbetering en optimalisatie van de gezondheidszorg. Een langere levensduur en dure precisiemedicijnen zijn slechts twee van de oorzaken van de alarmerende stijging van de zorgkosten. Sommige van deze kosten zouden met behulp van technologie kunnen worden teruggedrongen. Het probleem in de praktijk is dat gebruikers nog steeds bang zijn voor technologie.
“De grootste belemmering voor digitale verandering die we bij gebruikers zien, is de angst dat er iets misgaat met de software of hardware, en dat er niemand is om hen te ondersteunen. Dan zijn er nog al die inloggegevens, pincodes, enzovoort. Met een papieren patiëntendossier hoef je het alleen maar op te zoeken”, zegt Eoin Barns . Hij adviseert ziekenhuizen om eerst basis-IT-trainingen te organiseren voor de meest bezorgde en minst digitaal onderlegde gebruikers.
Betrek mensen erbij, maar doe dat voorzichtig
Er zijn verschillende stappen nodig voor een succesvolle implementatie. Bijvoorbeeld: het samenstellen van een elektronisch voorschrijfteam in het ziekenhuis, met daarin alle vertegenwoordigers van toekomstige gebruikers, en het organiseren van klinische participatiedagen waar medewerkers meer te weten kunnen komen over de komende veranderingen en de nieuwe software kunnen testen of leren gebruiken. Dit kan lastiger zijn dan het lijkt.
“We organiseerden diverse evenementen en produceerden communicatiemateriaal – zowel online als fysieke nieuwsbrieven – en hingen posters op in het hele ziekenhuis om de bekendheid van het project te vergroten. Wat we echter niet konden bieden, was de mogelijkheid voor belanghebbenden om evenementen bij te wonen of trainingen te volgen in hun vrije tijd. Voorafgaand aan onze pilot was er ofwel geen directe behoefte om de training te volgen, omdat het project werd gezien als iets dat hen pas veel later zou raken, ofwel waren ze bang dat ze zouden vergeten hoe ze het systeem moesten gebruiken als ze de training niet de dag voor de lancering zouden volgen – en dat was niet ideaal om de pilot goedgekeurd te krijgen voor implementatie”, aldus Leo Martin Scott, hoofdapotheker voor elektronisch voorschrijven bij Somerset NHS Trust.
Hij vervolgde: "Om dit voor onze chirurgische inzet te verbeteren, hebben we contact opgenomen met onze klinisch directeur om op senior niveau de garantie te krijgen dat deelname aan het project en de training verplicht waren. Op basis hiervan konden we een uitvoeringsgroep voor de chirurgische inzet opzetten, die een veel grotere deelname aan de training en de algehele betrokkenheid bij andere aspecten van het project zag."
Mensen zijn capabeler dan ze denken
Een ogenschijnlijk logisch onderdeel van het implementatieproces is om gebruikers voldoende ondersteuning te bieden tijdens de implementatie. Dit betekent echter niet per se dat een zorginstelling gebruikers moet overladen met aandacht en trainingsmateriaal. Een succesvolle aanpak blijkt veel meer doordacht te zijn. Ann Mann, een gespecialiseerde verpleegkundige op het gebied van eHealth bij Somerset NHS Trust, legt uit dat het cruciaal is om de juiste mensen te vinden die de boodschap aan de juiste mensen overbrengen. Luisteren naar het personeel en je eigen vooroordelen opzij zetten is daarbij essentieel.
Mensen zijn capabeler dan ze denken. Toen we begonnen met de implementatie van OPENeP op onze eerste afdeling, gaven we gebruikers niet genoeg tijd en ruimte om zelfstandig te leren werken met ePMA. We waren echter verrast hoe snel ze zich aan het systeem aanpasten. Later hebben we onze aanpak aangepast. Toen we de afdelingen rondgingen, spraken we met verpleegkundigen, boden we verschillende trainingsmogelijkheden aan en gaven we hen de mogelijkheid om zich uit te spreken, zodat ze wisten dat alles wat ze zeiden oké was. We namen veel sneller een stap terug om gebruikers de ruimte te geven, maar zorgden er wel voor dat we er waren, op de afdeling. Als mensen wisten dat er iemand beschikbaar was in geval van vragen of fouten, maakte dat een enorm verschil.
Hoewel de bovenstaande voorbeelden verwijzen naar de implementatie van een elektronisch voorschrijfsysteem, is de boodschap veelzeggend voor elke introductie van technologische veranderingen. Hoe goed een ziekenhuis ook voorbereid is, het is bijna onmogelijk om alles soepel te laten verlopen. Leiderschap is belangrijk, maar de eigenaardigheden van de omgeving spelen ook een rol. Mensen zijn verschillend en de enige constante is dat er altijd onverwachte obstakels opduiken.